Bien qu’Outlook soit un service de messagerie électronique très populaire, fiable et polyvalent, il est courant que les utilisateurs rencontrent des problèmes pouvant interférer avec leurs activités quotidiennes ; et ce, quel que soit le serveur de messagerie utilisé :

• Outlook réagit lentement ou se fige par moments
• Des fichiers PST (fichier d’échange Outlook) corrompus empêchent Outlook de se lancer correctement. La recherche de ces derniers, souvent difficiles à localiser, doit être réalisée par l’administrateur informatique
• Si une boîte mails n’est plus stockée (quota dépassé), Outlook n’autorise pas l’envoi ou la réception d’autres e-mails tant que les anciens n’ont pas été supprimés. Cela peut entraîner des problèmes de conformité, de continuité des activités et de gestion des informations.
• La recherche d’anciens e-mails peut prendre un temps considérable selon les performances d’Outlook à un instant précis.

La cause de ces problèmes : la saturation des messageries électroniques

Il est vrai que Microsoft,  en tant que fournisseur de cloud public, offre des messageries volumineuses contenant plusieurs gigaoctets de données. Toutefois, la plupart des utilisateurs conservent généralement leurs e-mails sur des périodes plus longues et, tôt ou tard, l’espace disponible est saturé. Des quantités massives d’e-mails peuvent tout simplement nuire aux performances d’Outlook. Les fichiers PST sont également connus pour causer des problèmes lorsqu’ils atteignent une certaine taille ; endommagés, ils peuvent empêcher le lancement d’Outlook. Il est donc nécessaire de réduire le volume de données stockées dans vos boîtes mails. Si l’on prend en compte les exigences réglementaires et légales, l’archivage est une solution préférable à la suppression.  

Apimail est une solution professionnelle d’archivage d’e-mails qui peut améliorer les performances d’Outlook

Conformité des e-mails

Une solution d’archivage robuste est un élément essentiel de gestion des e-mails car elle vous permet de préserver de manière centralisée les e-mails et de les garder disponibles et récupérables pendant de nombreuses années. Par ailleurs, certains secteurs sont plus réglementés que d’autres, surtout s’ils traitent des données personnelles sensibles (DPI). L’importance croissante de la réglementation en matière de protection des données ajoute également de la complexité à la situation. Avec Apimail, vos besoins individuels en matière de conformité sont satisfaits.

Protection contre la perte de données

Que ce soit par accident ou par malveillance, si un employé supprime des e-mails essentiels à l’entreprise, cette perte de données engendre souvent d’autres difficultés. L’avantage d’Apimail est de créer une copie de tous vos e-mails dans une archive centralisée (avant même qu’ils ne soient distribués) afin d’assurer la sécurité et la disponibilité des ces derniers ; et ce, peu importe le volume de données.

Réduction de la charge de travail du service informatique

Avec Apimail, les efforts et les coûts de gestion des e-mails fournis par votre service informatique sont amoindris. La restauration des e-mails individuels à partir de sauvegardes ou de serveurs de messagerie n’a plus lieu d’être, et les besoins de stockage sont considérablement réduits grâce à l’externalisation des e-mails.

Augmentation de la productivité

Le volume des e-mails dans vos boîtes mails étant réduit avec Apimail, les performances d’Outlook s’en trouvent optimisées. Vous accédez beaucoup plus vite aux informations stockées dans vos e-mails ; que ce soit via Outlook, un accès web, ou encore via un smartphone ou une tablette. Au final, la simplicité et l’ultra rapidité dans la recherche d’e-mails stimulent la productivité de vos collaborateurs.

En adoptant Apimail, vous bénéficiez de tous les avantages d’un archivage d’e-mails moderne et sécurisé. Posez-nous vos questions et demandez une version d’essai gratuite d’Apimail. C’est sans engagement.

Auteur Laurent Guiochet
Source des informations : MailStore