Pourquoi choisir une solution d'archivage électronique ?

Choisir une solution d'archivage électronique s'avère essentiel pour les entreprises qui souhaitent optimiser leur gestion des données. Les meilleures solutions d'archivage électronique offrent non seulement un accès rapide et organisé aux informations, mais garantissent également la sécurité des données sensibles.

En 2023, le meilleur outil d'archivage email se distingue par sa capacité à répondre aux exigences des PME, comme la solution d'archivage MailStore, qui propose un archivage sécurisé des mails en entreprise. Cette approche permet une gestion efficace de l'archivage email, facilitant la recherche et la récupération des messages tout en respectant les normes légales et réglementaires.

En intégrant une solution performante, les entreprises peuvent réduire les coûts liés à la gestion des données et améliorer leur productivité, tout en assurant la pérennité de leurs informations critiques. Adopter une solution d'archivage électronique est donc un choix stratégique pour toute PME soucieuse de sa croissance et de sa sécurité.

Comparatif des meilleurs outils d'archivage email en 2023

En 2023, le choix des meilleures solutions d'archivage électronique est crucial pour les entreprises souhaitant optimiser leur gestion des emails. Parmi elles, MailStore se distingue comme la solution d'archivage idéale pour les PME. Cette plateforme offre un archivage sécurisé des mails en entreprise, garantissant la conformité avec les réglementations en vigueur tout en facilitant l'accès aux informations archivées.

Le meilleur outil d'archivage email 2023 doit répondre à plusieurs critères, notamment la facilité d'utilisation, la sécurité des données et l'intégration avec les systèmes existants. MailStore excelle dans ces domaines, permettant une gestion efficace de l'archivage email, tout en réduisant le risque de perte d'informations critiques. Les entreprises qui adoptent ces solutions bénéficient d'une meilleure organisation et d'une tranquillité d'esprit accrue concernant la gestion de leurs communications électroniques.

Meilleures pratiques pour un archivage sécurisé et conforme

Pour garantir un archivage sécurisé et conforme, il est essentiel d'intégrer des meilleures solutions d'archivage électronique adaptées aux besoins spécifiques de votre entreprise. En 2023, le meilleur outil d'archivage email se distingue par sa capacité à assurer la gestion efficace de l'archivage email tout en respectant les réglementations en vigueur.

La solution d'archivage MailStore pour PME, par exemple, offre une interface intuitive et des fonctionnalités robustes permettant de centraliser les emails en toute sécurité. En adoptant une approche proactive pour l'archivage sécurisé des mails en entreprise, vous minimisez les risques de perte de données et assurez une conformité continue.

Il est également crucial de former les employés sur les pratiques d'archivage, afin de garantir que chaque message est correctement catégorisé et accessible en cas de besoin. En investissant dans des outils fiables et en instaurant des politiques claires, vous optimisez la pérennité et la sécurité de vos données archivées.

FAQ

Qu'est-ce qu'une solution d'archivage électronique ?

Une solution d'archivage électronique permet de stocker, gérer et retrouver des emails de manière sécurisée et conforme.

Comment choisir le meilleur outil d'archivage email ?

Considérez des critères comme la sécurité, la conformité RGPD, et les fonctionnalités spécifiques aux PME.

Quelles sont les meilleures pratiques d'archivage email ?

Utilisez des outils automatisés, assurez-vous de la sécurité des données et respectez les normes de conformité.

MailStore est-il adapté aux PME ?

Oui, MailStore offre des solutions d'archivage spécifiquement conçues pour les PME, avec des fonctionnalités adaptées.

Comment garantir un archivage conforme RGPD pour les emails ?

Utilisez des solutions d'archivage qui respectent les exigences RGPD, notamment en matière de sécurité et de gestion des données.

Découvrez les meilleures solutions d'archivage électronique, y compris MailStore, pour une gestion efficace et conforme de vos emails.

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Pourquoi choisir un outil d'archivage email ?

Dans un monde où la gestion des informations est cruciale, choisir un outil d'archivage email est essentiel pour les entreprises. Le meilleur outil d'archivage email pour entreprises permet non seulement de conserver des données précieuses, mais aussi d'assurer leur sécurité. La solution d'archivage MailStore pour PME se distingue par son efficacité, offrant une gestion simplifiée et performante des emails. Grâce à cette solution, les organisations peuvent garantir un archivage sécurisé des mails en entreprise, prévenant ainsi les pertes d'informations et les violations de données.

De plus, en adoptant un outil d'archivage conforme au RGPD pour emails, les entreprises s'assurent de respecter les réglementations en vigueur tout en protégeant la confidentialité des données. En résumé, investir dans un logiciel d'archivage efficace permet d'optimiser la gestion des emails tout en renforçant la sécurité et la conformité au sein de l’entreprise.

Les avantages de MailStore pour les PME

MailStore se positionne comme le meilleur outil d'archivage email pour entreprises, offrant une solution d'archivage particulièrement adaptée aux PME. Grâce à sa technologie avancée, MailStore permet un archivage sécurisé des mails en entreprise, garantissant la protection des données sensibles tout en facilitant l'accès aux informations archivées. La solution assure également une gestion efficace de l'archivage email, permettant aux utilisateurs de retrouver rapidement les emails nécessaires sans compromettre la sécurité.

Avec la conformité aux normes RGPD, MailStore propose un archivage conforme RGPD pour emails, ce qui est essentiel pour les PME qui doivent respecter les réglementations en matière de protection des données. En intégrant MailStore dans leur infrastructure, les entreprises peuvent non seulement optimiser leur gestion des emails, mais aussi réduire les risques liés à la perte de données, tout en améliorant leur productivité.

Meilleures pratiques pour un archivage email sécurisé

Pour garantir un archivage email sécurisé, il est essentiel d'adopter les meilleures pratiques adaptées aux besoins des entreprises. Tout d'abord, choisir le meilleur outil d'archivage email pour entreprises est crucial. Parmi les options disponibles, la solution d'archivage MailStore pour PME se distingue par sa facilité d'utilisation et ses fonctionnalités robustes. Elle permet une gestion efficace de l'archivage email tout en assurant un archivage sécurisé des mails en entreprise.

Ensuite, il est indispensable de s'assurer que l'archivage respecte les normes en vigueur, notamment le RGPD pour emails. Cela implique de mettre en place des politiques claires de conservation et de suppression des données, ainsi que de former le personnel aux bonnes pratiques. Enfin, le choix d'un système qui offre des options de recherche avancées peut faciliter l'accès aux informations archivées, améliorant ainsi la productivité tout en garantissant la sécurité des données.

FAQ

Qu'est-ce qu'un outil d'archivage email ?

Un outil d'archivage email permet de stocker, gérer et retrouver facilement les emails tout en respectant les normes de sécurité.

Comment MailStore assure-t-il un archivage conforme RGPD ?

MailStore propose des fonctionnalités qui garantissent la conformité RGPD, comme la gestion des droits d'accès et la protection des données.

Quels sont les bénéfices d'une sauvegarde automatique des mails ?

La sauvegarde automatique des mails permet de prévenir la perte de données, d'assurer la continuité des activités et de faciliter la récupération des informations.

Comment choisir la meilleure solution d'archivage pour mon entreprise ?

Il est essentiel de considérer la taille de votre entreprise, vos besoins spécifiques en matière de sécurité et de conformité, ainsi que les avis d'autres utilisateurs.

Quelles sont les meilleures pratiques d'archivage des emails ?

Les meilleures pratiques incluent la mise en place de politiques claires, l'utilisation d'outils sécurisés et la formation des employés sur l'archivage des emails.

Découvrez le meilleur outil d'archivage email pour entreprises et optimisez la gestion de vos mails avec MailStore et des solutions conformes RGPD.

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Pourquoi choisir un outil d'archivage email ?

Choisir un outil d'archivage email est essentiel pour toute entreprise souhaitant gérer efficacement ses communications. En optant pour le meilleur outil d'archivage email pour entreprises, comme la solution d'archivage MailStore pour PME, vous assurez une organisation optimale de vos mails. Cela permet non seulement de retrouver facilement des informations, mais aussi de garantir un archivage sécurisé des mails en conformité RGPD.

L'archivage électronique est devenu incontournable dans le paysage professionnel actuel, où la gestion des données est primordiale. Un bon outil d'archivage électronique pour entreprises permet d'éviter la perte d'informations critiques et de répondre aux exigences légales. Avec MailStore, les PME peuvent bénéficier d'une solution adaptée à leurs besoins spécifiques, alliant simplicité d'utilisation et sécurité des données. En résumé, investir dans un outil d'archivage email est une démarche stratégique pour optimiser la gestion de votre entreprise.

Les avantages de la solution d'archivage MailStore pour PME

La solution d'archivage MailStore pour PME se démarque comme le meilleur outil d'archivage email pour entreprises, offrant une gestion efficace de l'archivage email professionnel. Avec sa capacité à garantir un archivage sécurisé des mails en conformité RGPD, MailStore répond aux exigences légales tout en simplifiant le processus pour les petites et moyennes entreprises.

Cette solution permet non seulement de stocker les emails de manière organisée, mais aussi de faciliter leur recherche et leur récupération en cas de besoin, ce qui est essentiel pour la continuité des activités. De plus, MailStore se présente comme un outil d'archivage électronique pour entreprises, intégrant des fonctionnalités avancées qui s'adaptent aux spécificités de chaque organisation. En optant pour MailStore, les PME peuvent ainsi optimiser leur gestion documentaire et réduire les risques liés à la perte d'informations essentielles.

Meilleures pratiques pour un archivage sécurisé des emails

Pour garantir un archivage sécurisé des emails, il est essentiel de choisir le meilleur outil d'archivage email pour entreprises. Parmi les solutions disponibles, la solution d'archivage MailStore pour PME se distingue par sa simplicité d'utilisation et son efficacité.

Elle permet une gestion efficace de l'archivage email professionnel tout en assurant la conformité avec le RGPD, ce qui est crucial pour protéger les données sensibles. En optant pour un outil d'archivage électronique pour entreprises, vous bénéficiez de fonctionnalités avancées telles que la recherche rapide et l'accès sécurisé aux emails archivés.

De plus, une bonne stratégie d'archivage implique de définir des règles claires pour le stockage et la conservation des emails, ce qui facilite la récupération des informations en cas de besoin. En intégrant ces meilleures pratiques, les entreprises peuvent non seulement optimiser leur gestion des emails, mais aussi renforcer leur sécurité et leur conformité réglementaire.

FAQ

Qu'est-ce qu'un outil d'archivage email ?

Un outil d'archivage email permet de stocker et de gérer les emails de manière sécurisée et conforme aux réglementations.

Comment MailStore assure-t-il la conformité RGPD ?

MailStore garantit la conformité RGPD en offrant des fonctionnalités de sécurité et de gestion des données adaptées aux entreprises.

Quels sont les avantages d'un archivage automatique des mails ?

L'archivage automatique des mails permet de sécuriser les données, de réduire le risque de perte et d'améliorer l'efficacité de la gestion documentaire.

Pourquoi est-il important d'archiver les emails pour les PME ?

L'archivage des emails est crucial pour les PME afin de respecter les obligations légales, de protéger les données sensibles et d'optimiser la gestion des informations.

Quelles sont les meilleures pratiques d'archivage sécurisé des emails ?

Les meilleures pratiques incluent l'utilisation d'outils conformes RGPD, la mise en place de sauvegardes régulières et la formation des employés sur la gestion des emails.

Découvrez le meilleur outil d'archivage email pour entreprises, avec MailStore et des solutions conformes RGPD pour une gestion efficace.

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Pourquoi choisir un outil d'archivage email pour PME ?

Choisir un outil d'archivage email pour PME est essentiel pour garantir une gestion efficace des données. Avec la montée des exigences réglementaires, notamment le RGPD, il est crucial d'opter pour une solution d'archivage comme MailStore, reconnue comme le meilleur outil d'archivage email pour PME.

Cette solution permet un archivage sécurisé des mails, assurant ainsi la conformité aux normes en vigueur tout en protégeant les informations sensibles des entreprises. L'archivage électronique pour les professionnels ne se limite pas à la simple conservation des emails ; il facilite également la recherche et la récupération rapide des données, ce qui optimise la productivité.

En intégrant un outil d'archivage performant, les PME peuvent non seulement réduire les risques liés à la perte de données, mais aussi améliorer leur efficacité opérationnelle, tout en respectant les obligations légales en matière de gestion des informations.

Les avantages de la solution d'archivage MailStore pour entreprises

La solution d'archivage MailStore pour entreprises s'impose comme le meilleur outil d'archivage email pour PME, offrant une gestion efficace de l'archivage email. Grâce à ses fonctionnalités avancées, MailStore garantit un archivage électronique pour les professionnels qui répond aux exigences du RGPD, assurant ainsi un archivage sécurisé des mails.

Les entreprises bénéficient d'une interface intuitive qui facilite la recherche et l'accès aux emails archivés, optimisant ainsi la productivité des équipes. De plus, la solution permet de réduire les coûts liés à la conservation des données tout en garantissant la pérennité des informations critiques.

En adoptant MailStore, les PME peuvent non seulement se conformer aux réglementations en vigueur, mais aussi améliorer leur stratégie de gestion documentaire, rendant leurs opérations plus fluides et efficaces.

Comment garantir un archivage conforme RGPD des emails ?

Pour garantir un archivage conforme RGPD des emails, il est essentiel de choisir le meilleur outil d'archivage email pour PME. Une solution d'archivage comme MailStore pour entreprises se distingue par sa capacité à offrir un archivage sécurisé des mails conformes RGPD.

Cette solution permet non seulement de stocker les emails de manière sécurisée, mais aussi de garantir leur accessibilité et leur intégrité, deux critères cruciaux pour la conformité.

La gestion efficace de l'archivage email passe par une organisation adéquate, permettant aux professionnels de retrouver rapidement les informations nécessaires tout en respectant les exigences légales. L'archivage électronique pour les professionnels doit inclure des fonctionnalités telles que la recherche avancée et la possibilité de restaurer des emails rapidement.

En intégrant ces outils et méthodes, les entreprises peuvent s'assurer que leur archivage respecte les normes en vigueur tout en optimisant leurs processus internes.

FAQ

Qu'est-ce qu'un outil d'archivage email ?

Un outil d'archivage email permet de stocker et de gérer les emails de manière sécurisée et organisée.

Pourquoi l'archivage des emails est-il important pour les PME ?

L'archivage des emails aide les PME à respecter les réglementations, à améliorer la productivité et à sécuriser leurs données.

Quels sont les avantages de MailStore pour les entreprises françaises ?

MailStore offre une solution d'archivage efficace, sécurisée et conforme RGPD, idéale pour les entreprises françaises.

Comment fonctionne l'archivage automatique des emails ?

L'archivage automatique des emails capture et stocke les messages entrants et sortants sans intervention manuelle.

MailStore France : quels sont les avis et témoignages ?

Les utilisateurs de MailStore en France apprécient sa facilité d'utilisation, sa sécurité et sa conformité aux normes RGPD.

Découvrez le meilleur outil d'archivage email pour PME, conforme RGPD et sécurisé. Optimisez la gestion de vos emails dès maintenant.

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En suivant ces étapes, vous pourrez réduire efficacement les fuites de données ou les cyberattaques potentielles.

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Il y a des décisions que j’ai du mal à comprendre dans notre beau pays : Vouloir créer un « Cloud de Confiance » …et le dévoyer dans le même temps. 

En matière de confidentialité et de sécurité des données, il est indéniable que la crise sanitaire a conduit les entreprises françaises à aspirer à plus de proximité, plus de communication… bref plus de transparence ! Le numérique a permis d’y répondre en partie et la croissance des besoins humains dans ce secteur le démontre ; cependant il est essentiel d’aller plus loin. 

Mais quelle ne fut pas ma surprise lorsque j’ai entendu notre gouvernement annoncer fièrement un accord portant sur la création d’une société conjointe entre Orange, Capgemini et Microsoft ; et ce, pour permettre l’émergence d’un « Cloud de Confiance » français… oui oui, vous avez bien entendu…français !

J’ai l’impression que notre cocorico sonne peu à peu le cock-a-doodle-doo !  

Quand on connaît la position de quasi-monopole de Microsoft dans son domaine (près de 88 % des ordinateurs de la planète sont équipés de Windows) et la stratégie de ce dernier en matière de stockage de données : des PC, dans des containers (data centers nouvelle génération) ; et ce, dans de nombreux pays… même sous l’océan (projet Natick) ; comment ne pas être sceptique ? 

Cette société, qui sera baptisée « Bleu », devrait proposer les services cloud du géant américain tout en assurant une indépendance vis-à-vis des lois américaines. La promesse interpelle surtout  lorsqu’on connaît les résultats d’une enquête lancée par le CEPD (contrôleur européen de la protection des données) en 2019, suggérant que Microsoft n’apportait pas suffisamment de garanties en termes de protection des données (cf. article https://siecledigital.fr/2020/07/09/microsoft-et-les-institutions-europeennes-des-dysfonctionnements-dangereux/). Ce qui est gênant, c’est son pouvoir dominant rendant notamment le contrôle de la localisation des données traitées par les institutions européennes, tout bonnement impossible ! 

Mais quand l’Union européenne retoque, la France valide …. Alors oui, je suis dubitatif.

N’avons-nous vraiment pas d’autres choix que de laisser la maîtrise de nos données aux américains ? Il existe pourtant déjà des entreprises françaises capables de répondre aux enjeux liés à la souveraineté et à la confiance au niveau européen.  

Docaposte, la filiale numérique du groupe La Poste, en est la parfaite illustration. Ce tiers de confiance numérique français, opère ses propres datacenters « Made in France » et Green IT.
Très actif sur les marchés de l’e-santé (six niveaux de certification validés par l’Agence du numérique en santé), de la banque-assurance, des PME, ETI et le secteur public, où le volet réglementaire, la sécurité et l’importance des données sont très sensibles, l’entreprise s’affirme déjà comme un acteur à la fois innovant et fiable ! De surcroît, d’autres firmes françaises et européennes seraient parfaitement en mesure de s’allier, créer un écosystème et d’assurer la souveraineté du cloud en France en évitant de recourir à des technologies américaines.

Je suis probablement trop idéaliste mais j’aime à penser que nos institutions apprendront avec le temps et participeront davantage à l’émergence de champions 100% européens. 

Auteur Laurent Guiochet

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Il y a 6 ans, nous recherchions une solution de sauvegarde des e-mails pour nos clients. Nous n’avons trouvé que 2 solutions sur le marché : Mailstore et une solution chinoise. Nous avons donc naturellement opté pour Mailstore et nous avons commencé à l’utiliser comme solution de sauvegarde pour nos clients. Nous l’avons rebaptisée APIMAIL dans un souci de cohérence de gamme avec notre autre solution APISAFE.

La solution de sauvegarde et d’archivage de mails

APIMAIL est une solution souple et fiable. Il est possible d’ajouter et de supprimer des licences facilement. Il est également possible de mutualiser des comptes. La solution permet une flexibilité totale sur la gestion des utilisateurs. L’intérêt côté client : la facilité d’utilisation et la déclinaison de la solution sous 3 offres distinctes :  APIMAIL SOLO, SERENITE et VIP, nous permettant de s’adapter parfaitement aux besoins et au budget de nos clients. 

Les problématiques de nos clients 

Les clients ne sont pas conscients de leur besoin tant qu’ils n’ont eu aucun sinistre ou aucune perte de données. C’est d’ailleurs toute la difficulté au niveau de notre approche commerciale. Prenons l’exemple concret d’OVHcloud : après les 2 incendies de certains de leurs centres de données, OVH a expliqué que les clients n’ayant pas souscrit à l’option payante de sauvegarde avancée, verront probablement leurs données définitivement perdues. L’entreprise n’a rien prévu en amont.

Le principe est le même concernant la sauvegarde et l’archivage. Un client non conseillé, pensera naturellement qu’en prenant la 1ere solution qui se présente, l’archivage sera forcément inclus dans l’offre.

Nous proposons APIMAIL car cette solution répond parfaitement à leur besoin de sauvegarde ET d’archivage.

Beaucoup confondent sauvegarde et archivage

Le principe de la sauvegarde est qu’un mail est récupérable, consultable mais également modifiable. Dans l’archivage, votre mail est sauvegardé. Il est consultable mais n’est plus modifiable. Il est réputé INALTERABLE.

De nombreux acteurs sur le marché proposent une solution d’archivage qui n’en n’est pas une. Outlook en est la parfaite illustration car la suppression d’e-mails y est possible. 

Pour APIMAIL, la sauvegarde et l’archivage sont indissociables en matière de protection des données. C’est ce qui en fait sa force d’un point de vue juridique. 

Pourquoi associer Apimail avec Microsoft 365 ou Google Workflow 

Le principal intérêt est d’automatiser la création des comptes utilisateurs sans avoir à se soucier des mots de passe. Cela permet également de générer de nouvelles licences sans supprimer les anciennes automatiquement.

Les avantages de la solution Apimail

APIMAIL est proposé en location sans aucune période d’engagement, c’est la particularité de Befast par rapport à l’ensemble de ses clients.

Nous estimons que la relation client, c’est une question de compétences et de confiance. Tous les clients ayant souscrit à APIMAIL en sont satisfaits. Aucun n’a résilié, excepté les quelques-uns qui ont déposé le bilan (bien entendu).

L’accompagnement de notre partenaire Mailstore 

Befast a probablement été le 1^er beta testeur de la solution Mailstore SPE (APIMAIL) en France, il y a 6 ans. J’ai travaillé avec leurs équipes techniques sur quelques points techniques au début. Ils sont disponibles et réactifs. Aujourd’hui, c’est la solution de référence en matière d’archivage d’e-mails, dossiers et comptes de messagerie ; et ce, également à l’étranger.

APIMAIL équipe la quasi-totalité de mes clients ; ils sont conscients que la protection de l’ensemble des e-mails de leur société est primordiale.

Interview de Laurent Guiochet de Befast sur le choix de son partenariat avec Mailstore – Interview réalisée par Watsoft

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Ce choix semble surprenant dans un contexte de progression du télétravail et de cyber insécurité. Reste à savoir pour celles-ci quelles parties du budget seront sacrifiées. 

Globalement, la majorité des entreprises interrogées reste confiante et pense être ‘immunisée’ face au risque cyber. Pourtant les attaques régulières, y compris auprès des entités les mieux préparées, subsistent. Essilor et l’assureur Chubb Ltd en sont la parfaite illustration. La crise sanitaire et ses conséquences ont placé les sociétés françaises dans une situation particulièrement vulnérable. Les services informatiques n’ont pas eu le temps d’anticiper les rapides changements à opérer.

Seules 20% d’entre-elles ont choisi d’augmenter sensiblement leur budget dans ce domaine. Dans ce contexte, il est utile de rappeler :

1 – D’avoir recours à des mots de passe plus complexes

2 – D’éviter les réseaux wifi publics ou bien inconnus et de se connecter en VPN
3 – D’être vigilant à l’égard des e-mails frauduleux

Et dans votre entreprise, qu’en est-il ?

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Vous pensez que vos précieuses données, y compris vos e-mails sont correctement sauvegardés ?

Pourtant, une récente étude réalisée par Dell (lien https://www.globalsecuritymag.fr/Etude-Dell-EMC-1-3-des-entreprises,20190321,85558.html) souligne que 27% des entreprises n’ont pas été en mesure de récupérer leurs données à l’aide de leur solution de protection.

Le risque pour ces entreprises ?

La perte de données peut être extrêmement dommageable pour une entreprise, que ce soit en matière d’image, de crédibilité mais également de finances. Vous l’aurez compris, entre l’erreur humaine et les cyberattaques de plus en plus fréquentes ces dernières années, il est primordial de revoir ses procédures de sauvegarde et de se prémunir de ses menaces.  

Un risque accru pour les TPE et PME

Toutes les entreprises ne sont pas égales face à la perte de données. Nombreuses sont celles qui n’ont ni les compétences, ni les ressources en interne pour mettre en place une procédure de protection de ses données, notamment les TPE et PME. De plus, il ne s’agit pas toujours d’une priorité pour les dirigeants. Selon cette étude, 46% des entreprises interrogées annoncent être confrontées à la complexité de la configuration et de l’exploitation des solutions de protection des données.

Par ailleurs, 44% d’entre elles indiquent avoir des difficultés pour être conformes aux nouvelles réglementations comme le RGPD (Règlement Général pour la Protection des Données). 

Pourtant, il existe des solutions simples, ultra-performantes et peu onéreuses pour les TPE et PME.

« Ces entreprises ont besoin d’outils adaptés à leur infrastructure, faciles à mettre en œuvre et gérés automatiquement afin de concentrer leur énergie sur leur activité. Chacun son métier ! L’assistance est également un paramètre à ne pas négliger. Nombre de prestataires manquent de réactivité vis-à-vis de leurs clients. »  

Auteur Laurent Guiochet

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